Crear combinación de correspondencia con Word: una guía
La función de letra de forma en Word es sin duda una de las funciones más populares en el procesamiento de textos. Si está familiarizado con él, puede crear fácilmente cientos de letras con solo unos pocos clics en el futuro.
El camino al documento masivo
La carta del formulario consta de dos partes, el documento principal, que generalmente es el mismo para todos los destinatarios, y los datos individuales de los destinatarios individuales. Bastan tres clics del mouse para llegar al menú correcto.
- Primero seleccione el elemento de menú "Consignación" en la pestaña Word.
- Luego abra el submenú en el grupo "Iniciar combinación de correspondencia".
- Para sus primeras cartas de formulario, debe confiar en el "Asistente de combinación de correspondencia".
El Asistente de combinación de correspondencia de Word: una ayuda útil para sus primeros intentos
- Primero tiene que elegir un tipo de documento en el Asistente de combinación de correspondencia, en nuestro caso, "cartas".
El documento de inicio: la base de su carta de formulario
El documento inicial o principal es la carta real a la que luego agregará la lista de destinatarios. Nuevamente, tiene diferentes opciones para elegir:
- Continúa su trabajo con el documento de Word ya abierto.
- Selecciona una plantilla y la modifica según tus necesidades.
- Abre una carta que ya se ha creado.
La lista de destinatarios: la parte más importante de los documentos en serie
Con listas de destinatarios bien estructuradas, se ahorrará mucho trabajo en el futuro. Por lo tanto, debe tomar unos minutos de anticipación y pensar cuidadosamente qué combinaciones de datos tienen más sentido para sus propósitos. Debe haber varias listas o solo una y qué datos deben registrarse en cada caso. Cuanto más precisamente planifique con anticipación, más suaves serán las letras de formulario más adelante. El Asistente para combinar correspondencia le ofrece acceso a varias fuentes de datos:
- Selecciona una lista de destinatarios existente.
- Accede a sus contactos de Outlook.
- Ahora está creando una nueva lista.
Los últimos pasos: las partes individuales se convierten en la letra de serie
Después de seleccionar los componentes correctos, todo lo que tiene que hacer es juntarlos en una carta de formulario.
- En primer lugar, coloque el bloque de direcciones en el lugar provisto en su documento.
- Haz lo mismo con la línea de saludo.
- Esto suele ser suficiente, pero, por supuesto, puede agregar más campos si lo desea. Cuando haya insertado todos los campos, su carta de formulario estará lista.
Por supuesto, no solo encontrará la función de letra de formulario en MS Office, sino también en otros paquetes de oficina, como Open Office o Libre Office. Estas instrucciones fueron creadas con Word 2010.