Outlook: crear una lista de correo a partir de una hoja de cálculo de Excel: cómo funciona
En este consejo práctico, le mostraremos cómo crear una lista de correo desde una tabla de direcciones de Excel en Outlook.
Paso 1: ajuste la lista de direcciones de Excel para la lista de distribución de correo de Outlook
Antes de poder importar su lista de contactos a Outlook, primero debe prepararla. De lo contrario, Outlook no puede manejar su hoja de cálculo. El siguiente ejemplo se basa en Office 2007, las diferencias con Office 2010 se mencionan en el texto. Explicaremos los pasos individuales nuevamente en la galería de imágenes a continuación.
- Seleccione todas las filas y columnas que desea insertar.
- En la cinta debajo de "Fórmulas" encontrará el elemento "Definir nombres".
- Aquí puede nombrar sus registros de datos marcados (ver imagen). Por ejemplo, elija un nombre como "Contactos" y haga clic en Aceptar.
- Guarde su lista como un archivo "xls" o como un csv. Es posible que Outlook no "entienda" el nuevo formato xlsx.
- Su lista de direcciones ahora está lista para ser importada a Microsoft Outlook. Ahora cierra Excel.
Paso 2: integrar la tabla de Excel en Outlook
Ahora puede importar sus datos de contacto a Outlook de la siguiente manera:
- Outlook 2007: abra la pestaña "Inicio" y haga clic en "Importar / Exportar ...". En Outlook 2010 puede acceder al cuadro de diálogo "Importar" a través de "Archivo | Abrir".
- Se abre el "Asistente de importación / exportación". En la lista, seleccione "Importar desde otros programas o archivos" y haga clic en "Siguiente".
- En la siguiente ventana, seleccione "Microsoft Excel". Al hacer clic en "Siguiente" confirma su entrada.
- Vaya a "Examinar ..." y seleccione la lista de Excel previamente guardada. Si desea evitar duplicados de la lista que se está creando, también debe marcar la opción "No importar duplicados".
- Seleccione "Contactos" como la carpeta de destino.
- Marque la línea "Importar contactos a la carpeta: Contactos". Si asignó un nombre diferente en el primer paso, este se mostrará en lugar de "Contactos". Luego haga clic en "Campos de mapa (personalizados)".
- En el lado izquierdo ahora puede ver sus valores de la tabla. Ahora asígnelos a los campos en el lado derecho usando arrastrar y soltar. Un ejemplo: asigna el nombre "Tony Stark" al campo "Nombre". La dirección de correo electrónico asociada se encuentra en la sección "Correo electrónico". Por supuesto, también puede asignar otros valores como dirección, número de teléfono, fax, etc.
- Confirme su entrada con Aceptar y haga clic en "Finalizar".
- Ahora ha importado su lista de direcciones de Excel a Outlook.
Paso 3: crea una lista de correo
Ahora todo lo que tiene que hacer es crear una lista de distribución. En las versiones más recientes de Outlook, esta lista se llama "grupo de contacto".
- En "Archivo", vaya a "Nuevo" y seleccione "Lista de distribución" (Outlook 2007). En Outlook 2010, crea una lista de distribución a través de la entrada "Contactos" (abajo a la izquierda) y luego en la barra de menú "Nuevo grupo de contactos".
- Haga clic en "Seleccionar miembros" y seleccione "Contactos" a la derecha de la cuadrícula de la libreta de direcciones.
- Ahora puede agregar cualquier cantidad de contactos importados a la lista. Confirme su elección con Ok.
- Ahora puede nombrar la lista de distribución. Confirme su entrada con "Guardar y cerrar".
Nota: Este consejo práctico se realizó con Excel 2007 y Outlook 2007. Dependiendo de la versión, los pasos individuales pueden diferir ligeramente de las instrucciones.
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