Crea una carta con Excel y Word
También puede crear una fuente de datos para una combinación de correspondencia de Word desde una hoja de cálculo de Excel. Cree un archivo de Excel como de costumbre y complételo con datos. Explicamos los pasos adicionales en este consejo práctico usando un ejemplo.
Combinación de correspondencia de Word con Excel como fuente de datos
Para el ejemplo, primero cree un archivo de Excel de acuerdo con el gráfico. Luego inicie Word y siga las instrucciones a continuación.
- Vaya a la pestaña "ENVÍOS" en Word.
- Haga clic en "Seleccionar destinatario" y luego en "Usar lista existente".
- En la siguiente ventana de diálogo, seleccione el archivo de Excel que acaba de crear y confirme haciendo clic en "Abrir".
- En la siguiente ventana, debe seleccionar la tabla en el archivo de Excel en el que están disponibles los datos. En este caso, sería la Tabla 1. Marque "La primera serie de datos contiene encabezados de columna" y haga clic en "Aceptar".
Insertar campos de combinación de correspondencia
Como ha confirmado el diálogo anterior con "Aceptar", ha estado utilizando Excel como fuente de datos. Para demostrar esto, agregue campos de combinación de correspondencia a su combinación de correspondencia de la siguiente manera.
- Vuelva a la pestaña "ENVÍOS" y haga clic en "Insertar campo de combinación". Las entradas en la lista desplegable corresponden a los encabezados de columna en su archivo de Excel.
- Arme un pequeño bloque de direcciones insertando primero el campo de combinación de correspondencia "nombre", luego "apellido" y luego "dirección".
- Ahora haga clic nuevamente en la pestaña "SHOWINGS" en "Vista previa de resultados".
Word ahora le muestra la primera entrada en el archivo de Excel. Para la segunda persona, haga clic en la flecha azul que apunta a la derecha a la derecha del botón "Vista previa de resultados". Con estas flechas puede pasar por todos los destinatarios que Word ha leído del archivo de Excel. Esto tiene la ventaja de que tiene la letra y el diseño de manera clara y uniforme en una página de Word. Esto significa que cualquier cambio se aplica inmediatamente a todos los destinatarios. Si se agregan nuevos destinatarios, simplemente puede agregarlos al archivo de Excel y ya están disponibles en su carta de formulario.
Estas instrucciones se aplican a Outlook 2010/2013. Puede encontrar consejos sobre el formato condicional en Excel aquí.