Excel: aplicar resultado parcial: así de fácil
Puede usar la función de subtotales en las tablas de Excel en las que los valores se asignan a diferentes categorías. Esta es una herramienta útil para resumir valores ordenados por características, para encontrar el valor más grande o más pequeño o para promediar. Le mostraremos cómo crear los resultados parciales en Excel; también puede seguir los pasos individuales en nuestra galería de imágenes.
Aplicar resultado parcial: ordenar lista de Excel
Antes de poder insertar resultados parciales en Excel, debe ordenar su lista por categoría. En nuestro ejemplo, clasificamos una lista de ingresos anuales por mes y generamos ventas como resultado parcial para cada mes. Primero ordenamos la lista por mes:
- Haga clic en cualquier celda de la lista.
- Seleccione la pestaña "Datos" y haga clic en "Ordenar" en el área "Ordenar y filtrar".
- Seleccione la columna por la que desea ordenar y elija qué atributo ordenar. Elegimos la columna A, en la que están los meses y los ordenamos por "valores".
- Finalmente, determinas un orden. Ordenamos aquí por usuario y seleccionamos la lista apropiada.
- Confirmar con "OK". La lista ahora debe ser ordenada apropiadamente.
Lista de Excel: aplicar resultado parcial
Después de ordenar, puede insertar los resultados parciales. Calculamos la suma de las ventas de cada mes.
- Haga clic nuevamente en cualquier celda de su lista.
- En la pestaña "Datos", haga clic en "Resultado parcial" en el área "Esquema".
- Ahora verá una ventana en la que puede ajustar los parámetros para sus resultados parciales. Excel a menudo hace la configuración correcta aquí.
- En "Agrupar por", seleccione la categoría para la que desea crear los resultados parciales. Elegimos "Mes" aquí.
- "Usar" determina el tipo de resultado parcial. Además de una suma ordinaria, también puede crear un promedio, el producto, el valor más alto o más bajo y más. Optamos por "suma".
- Con "Agregar resultado parcial a", selecciona en qué columna desea aplicar los resultados parciales. Seleccionamos "ventas" aquí.
- Puede dejar activada la marca de verificación en "Reemplazar resultados parciales existentes". Si desea agregar más resultados parciales más tarde, desactive esta opción.
- Si es necesario, puede insertar un salto de página después de cada resultado parcial.
- Deje la marca de verificación junto a "Mostrar resultados debajo de los datos" y confirme con "Aceptar".
- Excel ahora muestra el resultado parcial correspondiente en cada categoría. Usando la navegación a la izquierda, puede ocultar áreas haciendo clic en los números y mostrarlos nuevamente con el signo más. Esto aclara la lista.
- Finalmente, puede formatear la lista como lo desee.
Agregue subtotales anidados a la lista de Excel
Si es necesario, puede agregar más resultados parciales anidados. En nuestro ejemplo, también agregamos los totales por tipo de producto cada mes.
- Haga clic de nuevo en cualquier celda de la tabla y seleccione el elemento de menú "Subresultado" como se describió anteriormente.
- Ahora seleccione en el cuadro de diálogo el subelemento al que desea aplicar el resultado parcial. Seleccionamos "Tipo" aquí.
- Decidimos nuevamente por la suma y agregamos el resultado parcial a "ventas".
- Desactive la opción "Reemplazar resultados parciales existentes" y confirme con "Aceptar".
Eliminar resultados parciales de la lista de Excel
Si ya no necesita los resultados parciales, puede eliminarlos de la lista con solo unos pocos clics.
- Haga clic en cualquier celda de la tabla y seleccione "Resultado parcial" nuevamente.
- En el cuadro de diálogo, haga clic en "Eliminar todo".
- Excel ahora elimina todos los resultados parciales de la lista y restaura el formato original.