Excel: crear etiquetas
Con Microsoft Excel, no solo puede calcular tablas, sino también administrar bases de datos para crear etiquetas a partir de ellas. Aquí le mostramos un ejemplo de cómo imprimir etiquetas de dirección. El mismo principio funciona naturalmente con otros registros de datos, independientemente de si desea reescribir su estante de especias o crear sus propias tarjetas de visita.
Alimente Excel con datos de etiqueta
Antes de comenzar a crear sus etiquetas, primero necesita una tabla en la que se almacene toda la información que desea imprimir.
- Abra Excel y cree un nuevo documento.
- Ahora ingrese los encabezados para las columnas individuales en la primera línea de la tabla. En este consejo práctico nombramos los campos con nombre, apellido, calle, número de casa, etc.
- Ahora ingrese la información de cada registro de datos individual línea por línea en su tabla.
- Guarde la hoja de cálculo y cierre Excel.
Crear etiquetas en Word
Para crear etiquetas a partir de los registros de datos en su tabla de Excel, use la función de combinación de correspondencia en Word.
- Abra Word y seleccione la pestaña "Envíos".
- Haga clic en Etiquetas en el extremo izquierdo y luego haga clic en el botón Opciones en el cuadro de diálogo Sobres y etiquetas que aparece.
- En el menú desplegable bajo »Proveedor de etiquetas« seleccione el fabricante de sus hojas de etiquetas y de la lista debajo del número de etiqueta correspondiente. Esta información se puede encontrar en el empaque de las etiquetas en blanco y, por lo general, también en el reverso de las hojas individuales. Confirme su selección haciendo clic en "Aceptar".
- De vuelta en el cuadro de diálogo "Sobres y etiquetas", haga clic en el botón "Nuevo documento" para crear una plantilla de documento con las dimensiones de etiqueta seleccionadas.
- En su nuevo documento, seleccione nuevamente la pestaña "Envíos", haga clic en "Seleccionar destinatario" y en el menú desplegable en "Seleccionar lista existente" para abrir su tabla de Excel con los registros de datos.
- Luego seleccione la hoja de cálculo desde la cual se encuentran los registros de datos relevantes. Asegúrese de que la marca de verificación de »La primera serie de datos contiene encabezados de columna« está activada y haga clic en »Aceptar«.
- Haga clic en el campo "Insertar campo de combinación" y Word abrirá una lista en la que puede encontrar los encabezados de las columnas de la tabla. Agregue toda la información requerida con un doble clic y haga clic en "Cerrar".
- Ahora organice los campos insertados en la primera etiqueta. En nuestro ejemplo, ponemos un espacio entre el nombre y el apellido y un párrafo antes del código postal.
- Tan pronto como esté satisfecho con el resultado, haga clic en el icono pequeño para "Actualizar etiquetas" en el área "Escribir e insertar campos". Word ahora aplica los campos de datos para todas las etiquetas de la página.
- Puede verificar las etiquetas individuales nuevamente antes de imprimir haciendo clic en el botón "Vista previa de resultados".
- Haga clic en el botón "Finalizar y combinar" y en el menú desplegable en "Imprimir documentos".
- Confirme en el cuadro de diálogo haciendo clic en "Aceptar" que desea imprimir todos los registros de datos.
- Inserte las hojas de etiquetas en blanco en su impresora y haga clic en "Aceptar".
Este consejo práctico se realizó con Office 2013, pero también funciona en Office 2010. Por cierto, con Excel y Word no solo puede crear etiquetas con mucha facilidad, sino también formar letras. Le mostraremos cómo hacer esto aquí.