Use Excel como base de datos: cómo funciona
Si solo necesita una base de datos pequeña sin consultas complejas, también puede usar Excel como base de datos. Por lo tanto, ahorra los costos de MS Office Access y aún puede administrar sus datos relativamente bien.
Crear una base de datos en Excel
En nuestro pequeño ejemplo, creamos una base de datos de proveedores.
- Después de haber considerado qué información debe administrarse en la base de datos, distribuya los datos de manera sensata en las columnas.
- Si es posible, siempre debe colocar los datos para los que desea crear consultas en una columna separada.
- Proporcionamos a las columnas respectivas títulos que se explican por sí mismos, como nombre del proveedor, calle, código postal, ciudad, persona de contacto, número de teléfono, proveedor desde, proveedor para, tiempo de entrega, descuentos, etc.
- En la primera columna ponemos un número de proveedor interno. Para que pueda asignar los números de identificación más tarde, consta de una o más letras, dependiendo de cuántas tablas desee crear, y luego un número secuencial. Las letras son abreviaturas para las tablas respectivas. En la tabla de proveedores, en consecuencia, sería una L.
La base de datos funciona en Excel
En Excel no puede crear consultas SQL tan complejas como en Access, pero la hoja de cálculo también tiene algunas funciones de base de datos.
- Para acceder a las funciones de la base de datos, haga clic en la pestaña "Fórmulas".
- Seleccione el botón "Insertar función" en la cinta.
- En "Insertar función" encontrará la opción "Base de datos" en el menú desplegable de "Seleccionar categoría".
- Las funciones de la base de datos disponibles en Excel se muestran en "Seleccionar función".
- Si hace clic en las funciones individuales, recibirá una explicación de para qué puede utilizar la función de base de datos correspondiente.