Crear etiquetas para la combinación de correspondencia: cómo funciona
La combinación de correspondencia puede ahorrarle mucho tiempo en Word. Si envía cartas, invitaciones o cualquier otra cosa, apreciará la combinación de correspondencia. Nuestras instrucciones le muestran exactamente cómo proceder.
Combinar correspondencia para etiquetas en instrucciones de Word
Casi todos los paquetes de Office le ofrecen la función de combinación de correspondencia, desde Word hasta OpenOffice. La forma de proceder exactamente es muy similar para los programas individuales. Mostramos los pasos individuales para una combinación de correspondencia usando el ejemplo de Microsoft Office 2016.
- Antes de poder utilizar la combinación de correspondencia para las etiquetas, debe realizar algunos trabajos preparatorios: debe crear las direcciones para la combinación de correspondencia en una base de datos de Excel. En la base de datos, registra continuamente las direcciones relevantes de clientes, amigos o proveedores en una línea.
- Cada elemento tiene su propia celda: A1 = nombre, A2 = apellido, A3 = calle + número de casa, A4 = código postal, A5 = ciudad.
- Asegúrese de que la base de datos sea estratégicamente sensata desde el principio. Cuanto más hábilmente planifique la estructura de la base de datos, más variada podrá usarla más adelante. Similar a las listas de correo, tiene sentido crear listas de Excel para ciertos grupos.
- En caso de duda, cree un campo más de uno muy pocos. Más tarde, esto le brinda la oportunidad de utilizar la base de datos de Excel de varias maneras. Esto se aplica tanto a las cartas de formulario como a las etiquetas de formulario o evaluaciones pequeñas.
- Consejo: Si su base de datos se vuelve un poco más grande, puede valer la pena crear una máscara en Excel.
Etiquetas de salida como combinación de correspondencia en Word
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Word le ofrece un asistente de combinación de correspondencia que lo guiará convenientemente a través del proceso. Alternativamente, por supuesto, puede llamar los pasos individuales manualmente.
- Para trabajar con el Asistente para combinar correspondencia, primero vaya a la pestaña "Envíos".
- En la cinta, vaya al área "Iniciar combinación de correspondencia" y haga clic en el icono del mismo nombre. En el menú desplegable, encontrará el "Asistente para combinar correspondencia" en la parte inferior.
- Tan pronto como haya llamado al asistente de combinación de correspondencia, verá el menú del asistente en el lado derecho de la pantalla. Solo tiene que seguir los pasos individuales muy cómodamente.
- Primero seleccione el tipo de documento. En nuestro caso, las etiquetas.
- Luego haga clic en "Cambiar diseño de documento" y luego en "Opción de etiqueta". En el menú "Configurar etiquetas", seleccione su tipo de etiqueta.
- Después de haber configurado el formato de etiqueta apropiado, seleccione su fuente de datos en el siguiente paso. Esta es la base de datos de direcciones de Excel creada. Alternativamente, también puede usar su base de datos de Access.
- Básicamente, ya casi has terminado. Todo lo que tiene que hacer es especificar qué campos de datos deben incluirse en sus etiquetas de combinación de correspondencia.
- Finalmente, organice los campos de datos como desee que se impriman más tarde. Todo encaja, comienza la combinación de correspondencia.
Por cierto, la creación de letras de formulario en Word es tan fácil como la combinación de correspondencia para las etiquetas.