Tutorial de acceso: explicaciones básicas

¿Desea crear una base de datos con Access por primera vez? En este tutorial explicamos los conceptos básicos y términos más importantes de Access Version 2010.

Estructura de una base de datos de Access

Además de las tablas, se utilizan consultas, formularios, informes, macros y módulos en Access.

Todos los datos se organizan inicialmente en tablas. Una tabla puede contener direcciones o información de artículos, por ejemplo. Los datos se guardan en columnas y filas.
Las filas se llaman registros y las columnas se llaman campos.
Con las consultas puede filtrar, combinar o calcular los datos contenidos en las tablas. Para este propósito, varias tablas están conectadas entre sí a través de relaciones si es necesario.
Los datos son ingresados por el usuario respectivo en formularios. Los datos también se pueden ver en formularios. Puede obtener resultados de consultas en formularios.
Los informes son similares a los formularios y se utilizan para imprimir.
Las macros se utilizan para automatizar procesos de trabajo. Varias acciones, como los comandos de menú, se pueden llevar a cabo automáticamente una tras otra.
En los módulos, puede guardar funciones y procedimientos que haya programado usted mismo usando VBA.

Diseñar una base de datos de Access

Una base de datos comienza en tu cabeza. Es importante definir la estructura de antemano.

Piense qué datos (por ejemplo, artículos, pedidos, información del cliente) deben contener su base de datos.
Divide las diferentes fechas en temas. Cada tema se registra más tarde en una tabla separada.
Determine qué información debe almacenarse en cada tabla. En una tabla con artículos, por ejemplo, necesita el nombre del artículo, el número de artículo y el precio como encabezados de columna.
Para evitar registros de datos duplicados, defina una llamada clave primaria. Esto asegura que los datos redundantes ni siquiera puedan surgir. Para los artículos, el número de artículo sería la clave principal.
Definir las relaciones entre las tablas individuales. Para crear consultas desde diferentes tablas más adelante, las tablas deben estar vinculadas. Al realizar el pedido, por ejemplo, también se registran los números de artículo. Entonces, la relación entre la tabla Artículo y la tabla Pedidos sería el campo Número de artículo.

Vistas en una base de datos de Access

Siempre tiene al menos dos tipos de vista diferentes para cada objeto.

En la vista Diseño, especifica qué campos usar y establece opciones. Diseña la vista en formularios e informes.
La vista de la hoja de datos muestra el contenido de las tablas y los resultados de las consultas.
Para formularios e informes, los datos se muestran en la vista de formulario o informe.

Cree la primera base de datos de Access simple

El comienzo de cada base de datos es la tabla.

Desde el menú Generar, navegue hasta el botón Diseño de tabla.
Ingrese el nombre de los campos en la columna "Nombre del campo". Nombre los campos, por ejemplo, nombre del artículo, número de artículo, etc.
Luego define el tipo de datos. En el caso de un nombre de artículo, el campo de texto es una buena opción. Access le proporciona una selección aquí.
Si cambia a la vista de hoja de datos, puede ingresar datos de prueba.
Si ha creado varias tablas, ahora defina las relaciones entre las tablas. Para hacer esto, seleccione el botón "Relaciones" en la pestaña "Herramientas de base de datos".
Con el mouse puede dibujar una línea entre los campos.
Para mostrar los datos filtrados en un formulario o informe, seleccione el comando "Diseño de consulta" en la pestaña "Crear". Agregue una o más tablas de las que desea usar los campos haciendo clic.
Seleccione los campos que desea usar de las tablas. Arrastre un campo de la lista a una columna vacía o haga doble clic en una entrada de la lista.
Si usa varias tablas, asegúrese de haber definido las relaciones correctamente.
Guarda la mesa.
Para crear un formulario, vaya a la pestaña "Crear" y seleccione "Diseño de formulario".
Luego haga clic en "Agregar campos existentes" en el grupo "Herramientas". Ahora seleccione los campos de las tablas o la consulta que acaba de crear y colóquelos en el borrador.
Ahora ha creado su primera base de datos simple en Access.

En el siguiente consejo práctico, leerá cómo realizar una consulta de tabla cruzada en Access.